Vài thủ thuật cho OpenOffice Writer.
I- Tiêu đề (Heading)
Heading là các tiêu đề phân theo từng cấp và được đánh số tự động. Ví dụ:
Chương I: Tiêu đề cấp 1
I.1 Tiêu đề cấp 2
I.1.1 Tiêu đề cấp 3
Heading là công cụ rất tiện khi viết và đọc các văn bản dài có cấu trúc.
I.1-Tạo Heading:
Heading đã có sẵn trong danh sách các Style trên Format Toolbar:
Định đặt dòng nào làm Heading thì trước hoặc sau khi gõ xong, để con trỏ chuột ở dòng đó (không cần bôi đen cả dòng) rồi nhấn vào mũi tên trỏ xuống ở ô Style hình trên (bên trái ô Font), chọn Heading trong danh sách xổ xuống.
Heading có sẵn không đánh số ở đầu như trong ví dụ trên. Muốn đánh số tự động, nhấn vào menu Tools > Outline Numbering, màn hình sau xuất hiện:
Trong màn hình trên, chọn từng cấp Heading rồi chọn Number ở dưới. Mục Separator để chọn ký tự phân cách số và text của Heading. Trong ví dụ trên, trước số là từ “Chương”, sau số của Heading 1 là dấu hai chấm và dấu cách như hiển thị trong cột bên phải.
Số đã chọn ở trên sẽ được đánh tự động, người dùng không phải gõ. Khi xóa một heading hoặc di chuyển nó sang vị trí khác, số cũng tự động thay đổi.
Để định dạng Heading theo ý muốn, nhấn vào menu Format > Styles and Formatting. Trong màn hình tiếp, nhấn phím phải chuột vào Heading muốn định dạng lại. Màn hình sau xuất hiện:
Trong màn hình trên có thể thay đổi rất nhiều thứ theo ý muốn.
I.2-Nâng cấp, hạ cấp, di chuyển Heading
Khi con trỏ ở trong vùng một heading nào đó, toolbar sau xuất hiện:
Nhóm bốn nút có mũi tên chỉ sang trái, phải dùng để nâng hoặc hạ cấp heading (ví dụ từ heading 1 xuống heading 2). Nếu một heading định nâng/hạ cấp có các heading cấp thấp hơn ở bên dưới thì dùng nút có hai mũi tên. Khi đó, ví dụ heading 1 xuống thành heading 2 và các heading 2, 3 bên dưới nó sẽ xuống thành heading 3,4.
Nhóm bốn nút có mũi tên chỉ lên, xuống cho phép di chuyển một heading và tất cả phần văn bản bên dưới nó đến vị trí khác. Chỉ cần nhấn chuột vào heading (không cần bôi đen) rồi nhấn nút thích hợp.
I.3-Đọc, di chuyển trong văn bản theo heading:
Khi văn bản đã có heading, nhấn vào menu View > Navigator, cửa sổ sau xuất hiện:
Nhấn chuột vào mép trên cửa sổ, rê nó xuống dưới ô Style đến khi thấy xuất hiện một vạch đen thẳng đứng thì nhả chuột ra. Cửa sổ Navigator sẽ có vị trí mới ở bên trái màn hình. Nhấn vào các dấu + bên trái Heading sẽ thấy như sau:
Muốn di chuyển đến tiêu đề nào thì nhấn chuột vào nó ở cột bên trái. Bật tắt cửa sổ Navigator này bằng nút 
trên toolbar.
II-Tạo mục lục tự động.
Khi đã thiết lập các tiêu đề bằng Heading như trên thì có thể tạo mục lục tự động. Để con trỏ chuột vào vị trí định tạo mục lục rồi nhấn menu Insert > Index and Tables > Index and Tables. Màn hình sau xuất hiện:
Trong màn hình trên:
Title: gõ vào từ “Mục lục” thay cho “Table of Contents”.
Type: chọn Table of Contents như hình trên.
Protected … được đánh dấu chọn sẵn để không cho thay đổi mục lục bằng tay.
Evaluate up to level: mặc định mục lục được lập chi tiết đến heading 10 (nếu có).
Outline: đã chọn sẵn, quy định mục lục sẽ lập dựa vào heading.
Tab Styles: định dạng cho mục lục. Mỗi cấp mục lục (level) ứng với một style là Contents 1, 2, 3,... Muốn thay đổi Style nào nhấn vào đó rồi nhấn nút Edit ở bên dưới.
Sau khi nhấn OK, mục lục sẽ xuất hiện như thế này:
Mục lục
I- Tiêu đề (Heading) ..........................................1
I.1-Tạo Heading: ...........................................1
I.2-Nâng cấp, hạ cấp, di chuyển Heading.......... 3
I.3-Đọc, di chuyển trong văn bản theo heading: ..3
II-Tạo mục lục tự động. ......................................4
III-Bản mẫu (Template) .......................................5
IV- Bổ xung tính năng (Extensions) .......................8
Sau khi đã tạo mục lục, nếu thay đổi các heading (sửa nội dung, chuyển chỗ, xóa hoặc thêm heading, …) mục lục sẽ tự động cập nhật các thay đổi đó khi đóng rồi mở lại file văn bản. Cũng có thể cập nhật mục lục bằng cách nhấn phím phải chuột vào vùng mục lục rồi chọn Update Index/Table.
III-Bản mẫu (Template)
Để soạn một văn bản:
Nhanh
Thống nhất như nhau cho cùng một loại văn bản
nên dùng các template. Ví dụ tạo một template thông dụng như sau:
Trong màn hình Writer, mở một văn bản mới chưa có tên. Nhấn vào menu Format > Page, rồi chuyển đến tab Page trong màn hình sau:
Format: chọn khổ giấy là A4
Margins: chọn kích thước các lề giấy theo nhu cầu.
Chuyển sang các tab khác (Background, Header, …) để thiết lập nếu cần. Làm xong nhấn OK đóng màn hình lại.
Nhấn tiếp vào menu Format > Styles and Formatting. Trong màn hình Styles, nhấn phím phải chuột vào Default, chọn Modify rồi quy định kiểu font, cỡ font, màu font, khoảng cách dòng, ... mặc định (ví dụ Times New Roman, cỡ 14,..). Các thiết lập ở đây sẽ áp dụng cho những đoạn văn bản bình thường.
Nhấn tiếp phím phải chuột vào các style khác như Heading 1, … rồi thiết lập các mục tương tự như trên theo ý người dùng.
Nhấn tiếp vào menu Tools > Outline Numbering rồi quy định kiểu đánh số các heading như đã nói ở phần trên.
Nhấn vào mũi tên bên phải ô Zoom ( 
), chọn Optimal để quy định tỷ lệ phóng to văn bản trên màn hình.
Nhấn vào menu File > Printer Settings để thiết lập các thông số in ấn.
Nhấn chuột vào phần Footer ở cuối trang. Chèn vào đó các mã sau:
Gõ từ “Page” (hoặc Trang) rồi nhấn menu Insert > Fields > Page Number để chèn số thứ tự của trang. Gõ tiếp từ “of” (hoặc “của” hay “/”) rồi nhấn Insert > Fields > Page Count để chèn tổng số trang của văn bản.
Chuyển con trỏ sang bên trái cụm từ trên, nhấn Insert > Fields > Other. Trong màn hình xuất hiện, ở cột Type chọn File name, cột Format chọn Path/File name để chèn tên file kèm đường dẫn.
Cuối cùng nhấn vào menu File > Save as. Trong màn hình xuất hiện, đặt tên file, ví dụ “Bản mẫu văn bản”, mục File type chọn “ODF Text Document template (.ott)” rồi lưu file Bản mẫu văn bản.ott vào một thư mục nào đó.
Nhấn vào menu File > Template > Organize, màn hình sau xuất hiện:
Nhấn chuột vào My Templates ở cột bên trái, nhấn tiếp vào nút Commands > Import Templates rồi tìm mở file “Bản mẫu văn bản.ott” vừa tạo. Tên file sẽ xuất hiện ở cột trái như hình trên.
Nhấn chuột vào tên file “Bản mẫu văn bản.ott” ở cột trái, nhấn tiếp vào nút Commands > Set as Default Template để quy định bản mẫu đó là mặc định cho các văn bản mới sau này.
Template đã nhập được lưu vào /home/<username>/.ooo3/user/template.
Đóng Writer lại rồi mở ra, văn bản mới Untitled 1 (chưa có tên) sẽ mặc nhiên có tất cả những settings đã thiết lập ở trên cho template, không phải làm lại cho các lần sau.
Ví dụ, sau khi đã lưu file, phần Footer sẽ có dạng như sau:
Writer có rất nhiều template cho đủ loại văn bản, tải tự do từ Internet về dùng và sửa theo ý muốn. Ví dụ xem tại đây.
IV- Bổ xung tính năng (Extensions)
Cũng như Firefox, OpenOffice là phần mềm nguồn mở cho mọi người có thể viết các đoạn chương trình nhỏ bổ xung tính năng theo ý mình (extensions). Một số extensions nên dùng đã giới thiệu ở đây và ở đây.
No comments:
Post a Comment